Gestione Stampanti Multifunzione (MPS)
Le attività di stampa sono spesso soggette a sprechi, sovente per un’assenza di consapevolezza da parte degli utenti dovuta ad una mancanza di sensibilità verso la riduzione dei consumi.
Per esempio, quando vediamo delle pile di fogli abbandonate sui vassoi delle stampanti, oltre a rappresentare un rischio per le informazioni aziendali, sono un evidente segnale di trascuranza verso i costi di stampa.
Anche il fenomeno dell’acquisto ed utilizzo di soluzioni informatiche e di stampa all’insaputa del dipartimento IT è un’altra fonte di spreco. Così come la mancata mappatura dei dispositivi aziendali, dove proliferano stampanti economiche installate autonomamente dai dipendenti.
I Managed Print Services, delega il fornitore esterno alla gestione dell’ambiente e dei processi di stampa, con un supporto operativo e consulenziale.
I MPS offrono efficienza e risparmio per i flussi documentali, aggiungendo un ulteriore livello di protezione delle informazioni aziendali.
L’ambiente di stampa può anche rappresentare una vulnerabilità per la sicurezza informatica, per una serie di fattori critici:
- Assenza di crittografia dei dati.
- Nessuna precauzione per la manomissione di documenti riservati e l’abbandono delle stampe.
- Configurazioni errate dei dispositivi e mancanza di aggiornamenti del firmware.
- Non vengono previsti autorizzazioni per l’utilizzo delle stampanti.
Il fornitore di Mps progetta ed imposta la gestione dell’ambiente di stampa che prevede l’ottimizzazione dei processi di stampa, ma anche l’ubicazione più idonea per le stampanti multifunzione.
Il principale vantaggio degli Mps deriva dalla formula All-In: il canone prevede la fornitura di dispositivi hardware ed eventuali soluzioni software, assistenza tecnica e consumabili, calcolato sui reali consumi di stampa aziendali.
In questo modo si evitano sprechi ed il rischio di apparecchiature sottoutilizzate o sovradimensionate.
In conclusione, gli Mps aiutano a tagliare i costi di gestione delle stampanti oltre a lasciare il personale informatico aziendale ad altre attività di maggior impatto per il business dell’azienda.